Privacybeleid

Privacyverklaring Fit4School
Fit4school IJsselstein gevestigd aan de Overtoom 7, 3401 BK te IJsselstein en Fit4School Vianen gevestigd aan Spekdam 2, 4132 AG zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals te lezen in deze privacyverklaring. Contactpersoon voor de vestigingen is J. Koster bereikbaar via email: fit@fit4school.nu of telefonisch 0681346005

Verwerking van persoonsgegevens
Fit4School verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruik maakt van de dienstverlening of omdat je deze gegevens aan ons hebt verstrekt. Deze persoonsgegevens verwerken wij:

  • Voor- en achternaam
  • Geboortedatum
  • Woonadres
  • Adres ouders of verantwoordelijke opvoeder
  • Adres school en de groep waarin je zit
  • Telefoonnummers van de leerling, ouders/verantwoordelijk opvoeder en school
  • E-mailadres ouders/verantwoordelijk opvoeder
  • Facturatiegegevens

Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens
Tijdens het intakegesprek vragen wij om gegevens die te maken hebben met het welbevinden, het onderwijs, het leren en de ontwikkeling van de leerling. Dit zijn gegevens die gaan over:

  • Onderwijs- en schoolresultaten
  • Gezondheid
  • Testgegevens, zoals IQ-testen

Onder de 16
Kinderen die gebruik maken van de dienstverlening van Fit4School zijn tussen de 6 en 18 jaar. En omdat we persoonsgegevens verwerken van kinderen die jonger dan 16 jaar zijn, vragen we van de verantwoordelijke ouders, opvoeders een handtekening op de overeenkomst. In de overeenkomst zijn de afspraken en overeengekomen dienstverlening te lezen en tevens is er een verwijzing naar deze privacyverklaring.

Toegang tot persoonsgegevens
Wij slaan deze gegevens, die je met ons deelt, op om een passende begeleiding te bieden en de juiste hulp te bieden. Deze gegevens zijn inzichtelijk voor de persoonlijke begeleiders, management en directie van Fit4School. Iedereen tekent hier een geheimhoudingsverklaring voor.

Waarom verwerken we persoonsgegevens
Fit4school verwerkt jouw persoonsgegevens voor:

  • het bieden van begeleiding en coaching die is afgestemd op jouw behoeften
  • het uitoefenen van onze diensten zoals bijlessen, studiecoaching, huiswerkbegeleiding, trainingen
  • plannen maken en afstemmen met de begeleiders (ook van school) over de wijze van begeleiding
  • facturatie van onze diensten

Delen van persoonsgegevens met derden
Fit4school verkoopt jouw gegevens nooit.
Wanneer we jouw gegevens delen is dat uitsluitend omdat het nodig is voor uitvoering van de afgesproken doelen zoals in de overeenkomst, naar aanleiding van een met jou afgesproken evaluatie of een mogelijke wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor een zelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens.

Fraude
Indien je vermoedt dat Fit4School de persoonlijke gegevens over minderjarigen zonder toestemming verzameld neem dan contact op met fit@fit4school.nu. Klachten kun je indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Wanneer wij fraude verdenken hebben wij het recht persoonsgegevens te overleggen met de juiste diensten.

Publicatie van persoonsgegevens
Het komt voor dat we beeld en persoonsgegevens publiceren voor pers- en nieuwsberichten en publicatie op onze Social Media en website. Dit doen we alleen met jouw toestemming. Om geen enkele andere reden publiceren wij persoonsgegevens.

Bewaren van persoonsgegevens
Fit4school bewaart je gegevens niet langer dan 5 jaar of dan strikt noodzakelijk is voor het overeengekomen doel. Dit betreft contactgegevens, overeenkomsten, leerlingdossiers, evaluatiegegevens, gespreksverslagen.

Beveiliging van persoonsgegevens
Fit4School neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als jij  het idee hebt dat je gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik neem dan contact op met fit@fit4school.nu.

Personeelsgegevens
De personeelsgegevens van medewerkers van Fit4school zijn nodig voor het opstellen van de contracten. Deze gegevens worden 5 jaar bewaard of niet langer dan strikt noodzakelijk is, nadat een personeelslid uit dienst is. De locatiemanager en directie hebben inzicht in deze gegevens.

Cookies of vergelijkbare technieken
Fit4School maakt geen gebruik van cookies of vergelijkbare technieken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om je eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fit4school.

Je hebt ook het recht op gegevens overdraagbaarheid. Dat betekent dat je bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere, door jou genoemde organisatie, te sturen.

Indien je een verzoek stuurt vragen wij je om een kopie van je identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak daarin je pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort) zwart om je privacy te beschermen. We reageren zo snel mogelijk op jouw verzoek.

Fit4school verklaart verder:

  • Wij hebben onze privacyverklaring zichtbaar gemaakt op onze website
  • Fit4school verwijst in al onze documenten (overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.), waarin persoonsgegevens staan, naar onze privacybeleid op de website
  • Fit4school geeft nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen bewerkersovereenkomst hebben afgesloten en alleen als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen
  • Fit4School de persoonsgegevens alleen opgeslagen hebben op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren
  • Fit4School de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd heeft met een back-up
  • Fit4School de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord
  • Fit4School heeft papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel
  • Fit4School nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU
  • Wanneer je je uitschrijft wij de persoonsgegevens vijf jaar bewaren. Daarna bewaren we de gegevens geanonimiseerd zeven jaar voor fiscale redenen
  • Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
    • Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord
    • Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord
    • Telefoons zijn beveiligd met een code of vingerherkenning
    • Alleen versleutelde gegevensdragers worden toegepast
    • Onze website is ingesteld op gebruik van beveiligde verbinding (=groene slotje =HTTPS)
    • Wij hebben een autorisatie procedure voor het uitgeven van toegang tot onze gegevens
    • Wij hebben medewerkers opgeleid en een geheimhoudingsverklaring laten tekenen
    • Wij vooraf altijd toestemming vragen voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.